Nextcloud Office und ONLYOFFICE sind Alternativen zu den großen Office-Paketen von zum Beispiel Microsoft. Grundsätzlich können Sie in Nextcloud alle Office-Programme nutzen, die Sie auch sonst einsetzen, also Word, Pages, Excel, Numbers usw. Speichert man die Dokumente in einem Ordner, der mit der Nextcloud synchronisiert wird, so werden die Dateien ja unverändert gesichert und können von dort für eine Weiterbearbeitung auf einem anderen Gerät abgerufen werden.
Doch gerade für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten ist ein »Online-Büropaket« sinnvoll, insbesondere, wenn man gleichzeitig den Inhalt bearbeiten möchte. So könnten Sie beispielsweise in einer Konferenzschaltung mit Nextcloud-Talk einen Entwurf besprechen und jeder Teilnehmer kann im selben Dokument Stichpunkte ergänzen.
Oder Sie bemerken während einer Zugfahrt, dass eine Datei Ergänzungen benötigt – dann könnten Sie sofort das Fehlende einfügen.
Nextcloud Office
Zwei Office-Varianten lassen sich innerhalb einer Nextcloud integrieren: Da gibt es zunächst Nextcloud-Office, das seinen Ursprung in der bekannten Open-Source-Lösung LibreOffice (https://de.libreoffice.org) bzw. dessen Online-Variante Collabora (https://www.collaboraoffice.com) hat. Der Umfang der Pakete unterscheidet sich etwas, aber Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationssoftware ist immer dabei.
ONLYOFFICE
Allerdings stellt nicht jeder Nextcloud-Hoster dieses Paket zur Verfügung, da für den Betrieb einiges an Ressourcen benötigt wird. Oft findet daher die etwas schlankere Variante ONLYOFFICE (https://www.onlyoffice.com) Verwendung, die ebenfalls alle Einsatzgebiete einer Office-Lösung abdeckt und etwas aufgeräumter im Design wirkt.
Arbeiten mit Nextcloud Office und ONLYOFFICE
Eine gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ist bei beiden Varianten möglich. Man gibt den Link zur Datei frei und aktiviert die Bearbeitungsfunktion. Besonders interessant: Der Empfänger benötigt keinen Nextcloud-Account! Nach der Eingabe des Freigabelinks öffnet sich die Office-Anwendung im Browser und man hat alle Optionen, an einem Dokument zu arbeiten.
Auch können beide Office-Pakete mit Dateien des Marktführers Microsoft umgehen. Dateien lassen sich problemlos öffnen und wieder in einem Standardformat, z.B. »*.docx«, speichern. Zwar kann es im Einzelfall Dokumente geben, die durch einen sehr komplexen Aufbau zu etwas unterschiedlichen Resultaten führen, aber das ist eher die Ausnahme, da der Im- und Export von unterschiedlichen Formaten inzwischen wirklich gut funktioniert. Gelegentlich leisten die Pakete sogar etwas mehr, als man es von Microsoft Office gewohnt ist – etwa die Speicherung im EPUB-Format für E-Reader.
Auch beim Anlegen eines neuen Dokuments sind kaum Unterschiede zwischen Nextcloud Office und ONLYOFFICE zu sehen. In beiden Fällen wird eine neue Datei über das Plus-Symbol erstellt.
Falls in Ihrem Plus-Menü nur der Punkt »Neue Textdatei« steht und die weiteren Symbole fehlen, so müssen die Office-Pakete erst aktiviert werden. Das Vorgehen kann sich von Anbieter zu Anbieter unterscheiden. In manchen Fällen muss Office auch als Zusatzoption hinzugebucht werden. Die Hoster stellen in der Regel die benötigten Informationen auf ihren Webseiten zur Verfügung oder teilen die Einzelheiten per Support-Anfrage mit.
Dieser Artikel ist ein Auszug aus dem Buch „Nextcloud Schnelleinstieg“ von Herbert Hertramph. Alle Infos zum Buch, das Inhaltsverzeichnis und eine kostenlose Leseprobe findet ihr bei uns im Shop.