Bei der Rechnungsabgrenzung geht es um die periodengerechte Gewinnermittlung. Nach den handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Richtlinien müssen wir Prinzipien wie das Niederstwertprinzip bei der Bewertung der Aktiva und das Höchstwertprinzip bei der Bewertung der Passiva berücksichtigen. Aber auch die Erfassung der Aufwendungen und Erträgen muss unabhängig von Zahlungszeitpunkt periodengerecht erfasst werden.
Die wichtigsten Posten der Rechnungsabgrenzung sind:
- Aktive Rechnungsabgrenzung (ARA)
- Passive Rechnungsabgrenzung (PRA)
- sonstige Verbindlichkeiten
- sonstige Forderungen
- Rückstellungen
Schauen wir uns dazu gleich einmal einige Beispiele in der genannten Reihenfolge an. Zum besseren Verständnis sind die Beispiele ohne Kontonummern.
1. Überweisung der Kfz-Steuer für unseren Fuhrpark 12.000 € am 01.10.
31.12. / Kfz-Steuern an Bank / 12.000 € /
Wir müssen 9.000 € in das neue Jahr übertragen:
ARA an Kfz-Steuern / 9.000 €
01.01 / Kfz-Steuern an ARA / 9.000 €
Merke: Die ARA ist zu buchen, wenn eine Zahlung im alten Jahr ganz oder teilweise einen Aufwand im neuen Jahr betrifft.
2. Wir erhalten die Miete für eine Lagerhalle für 3.000 € für ein viertel Jahr im Voraus am 01. Dezember.
01.12. Bank an Mieterträge / 3.000 €
31.12. Wir müssen also 2.000 € in das neue Jahr übertragen.
Mieterträge an PRA / 2.000 €
01.01. PRA an Mieterträge / 2.000 €
Merke: Die PRA ist zu buchen, wenn eine Einzahlung im alten Jahr ganz oder teilweise einen Ertrag des neuen Jahres betrifft.
3. Wir werden die Miete für Dezember (1.500 €) für eine Filiale erst im Januar überweisen.
31.12. Mietaufwand an sonstige Verbindlichkeiten / 1.500 €
Überweisung am 07.01.
Sonstige Verbindlichkeiten an Bank / 1.500 €
Merke: Die sonstigen Verbindlichkeiten sind zu buchen, wenn ein Aufwand im alten Jahr noch nicht zu Ausgaben geführt hat.
4. Wir werden die Dezembermiete (2.500 €) für unsere Lagerhalle erst im Januar erhalten.
31.12. Sonstigen Forderungen an Mieterträge / 2.500 €
Einzahlung 05. Januar
Bank an sonstige Forderungen / 2.500 €
Merke: Die sonstigen Forderungen sind zu buchen, wenn ein Ertrag im alten Jahr noch nicht zu Einnahmen geführt hat.
5. Rückstellungen
Am 11.11.20xx bekommen wir von dem Anwalt eines Kunden eine Klageandrohung wegen Wandlung. Gegenstand ist ein gutes Produkt im Wert von 10.000 €, das wir diesem Kunden verkauft hatten.
Nach Rücksprache mit unserem Rechtsbeistand müssen wir damit rechnen, den Kaufpreis zurückzuzahlen, zuzüglich der Kosten für den gegnerischen Anwalt, unseren Anwalt und ggf. die Gerichtskosten.
Welchen Betrag sollten wir in die Prozesskostenrückstellung buchen? Laut unserem Anwalt müssen wir mit ca. 5.000 € an Kosten für den Rechtsstreit rechnen.
Da wir mit einem drohenden Verlust von 15.000 € (Höchstwertprinzip) rechnen müssen, lautet die Buchung am Jahresende:
31.12.20xx Aufwendungen für Prozesskosten an Prozesskostenrückstellung / 15.000 €
Merke: Die Rückstellungen (§ 249 HGB) sind zu buchen, wenn ein Aufwand im alten Jahr, dessen Höhe und Zahlungszeitpunkt noch unklar ist, noch nicht zu Ausgaben geführt hat.
Zum Schluss noch zwei Varianten.
Angenommen, am 01.07.20xx (Folgejahr) ist der Gerichtstermin.
Variante 1: Wir gewinnen den Prozess.
Prozesskostenrückstellung an Erträgen a. Auflösung von Prozesskosten / 15.000 €
Variante 2: Wir verlieren den Prozess.
Prozesskostenrückstellung an Bank / 15.000 €
Dieser Artikel ist ein Auszug aus dem Buch „Schnelleinstieg Buchführung“ von Andreas Krämer. Alle Infos zum Buch, das Inhaltsverzeichnis und eine kostenlose Leseprobe findet ihr bei uns im Shop.