Wenn ihr in Base eine neue Datenbank anlegen wollt, müsst ihr euch Gedanken über den elementaren Aufbau der Datenbank und insbesondere über die Datenfelder machen.
Tabellen anlegen in Base
Die Felder werden in eine Tabelle eingetragen: Die Datenfelder sind die Spaltenüberschriften, die eingetragenen Datensätze bilden die Zeilen. Die Tabelle wird anschließend unter einem Namen gespeichert.
Mit Tabellen arbeitet ihr im Regelfall nur dann, wenn ihr eine Datenbank aufbauen und einen Überblick über die Struktur bekommen möchtet. Ansonsten verwendet ihr übersichtliche Formulare, die dem jeweiligen Bearbeitungszweck angepasst sind und nur die Felder präsentieren, die bei eurer Arbeit gerade von Interesse und Bedeutung sind.
Ein kleines Unternehmen könnte also theoretisch einen Großteil der betriebsrelevanten Daten durchaus in einer Tabelle verwalten. So könnten die Personalabteilung, der Vertrieb und die Buchhaltung mit spezialisierten Formularen auf die für sie relevanten Datenfelder zugreifen. Wenngleich diese Vorgehensweise im Regelfall genügt, solltet ihr sie jedoch vermeiden, denn je größer eure Datenbank wird, umso langsamer wird sie. Große, komplizierte Datenbanken arbeiten schneller, wenn sie von Anfang an auf mehrere miteinander verknüpfte Tabellen mit jeweils vom Sinn her zusammengehörigen Daten aufgeteilt werden. Bevor ihr an die Erstellung einer Datenbank geht, solltet ihr deshalb einige Vorüberlegungen zum Verwendungszweck und der voraussichtlichen Größe anstellen.
Das Gestalten einer Datenbank erfordert eine gewissenhafte Planung. Insbesondere müsst ihr Folgendes vermeiden:
- Redundanzen, darunter versteht man die Mehrfachspeicherung der gleichen Datensätze, und
- Inkonsistenzen, die durch Differenzen in der Schreibweise, beispielsweise von Straßen (Poststr. oder Post-Straße), entstehen.
Die Arbeiten, die genau diese Probleme verhindern sollen, nennt man Normalisierung. Deshalb stellt man vor jedem Aufbau einer Datenbank folgende Überlegungen an:
- Welche Daten (Informationen) sollen gespeichert werden?
- In welche Tabellen werden die Daten aufgeteilt?
- Welche Felder erhält jede Tabelle?
Datensätze verwalten in LibreOffice Base
Innerhalb dieser Tabellen findet man die Datensätze. Ein Datensatz ist eine abgeschlossene Einheit innerhalb einer Datenbank. Er enthält typischerweise mehrere Datenfelder, die sich in der Struktur und Beschaffenheit in jedem weiteren Datensatz derselben Datei oder Datenbank wiederholen.
Felder einer Tabelle sinnvoll füllen
Felder sind die wichtigste Einheit einer Datenbank. Sie enthalten die einzelnen Informationen.
Ein jedes Feld enthält ein bestimmtes Attribut. Beispiele für Attribute sind der Familienname oder die Krankenkasse. Ein solches Datenfeld wird im Datenbankentwurf für einen bestimmten Datenfeldtyp, z. B. Text, Zahl, Datum etc., vorgesehen. Zusätzlich zum Datenfeldtyp werden für ein Datenfeld oft weitere Merkmale wie die Feldgröße, ein Eingabeformat oder ein Standardwert festgelegt.
Datenbankorganisation
Das Erstellen einer Datenbank setzt, wie schon erwähnt, einige Vorüberlegungen voraus. Einer der wichtigsten Grundsätze bei den Vorarbeiten für eine Datenbank ist, dass es gelingt, die Daten so weit aufzuspalten, dass eine Tabelle nur die Daten zu einem ganz bestimmten Thema enthält. Jedes Feld einer Tabelle sollte nur ein einziges Datenelement enthalten. Das wäre beispielsweise nicht erfüllt, wenn der Vor- und der Nachname in einem einzigen Feld stehen würden. Eine Sortierung oder gar Filterung nach dem Nachnamen wäre dann nur unter sehr erschwerten Bedingungen möglich.
Ein solches Feld ist zudem durch seine Feldeigenschaften bestimmt. Dazu zählen insbesondere die Feldgröße, also wie viele Informationen gespeichert werden, und die Feldart, also was gespeichert wird. Es macht nämlich einen Unterschied, ob ein Feld Text oder Zahlen enthält. Mit Letzteren kann man beispielsweise rechnen, mit Ersterem dagegen nicht. Jeder Datensatz innerhalb einer Tabelle muss von Base eindeutig identifiziert werden können. Aus diesem Grund wird ein Feld zum Primärschlüssel erklärt.
Datenbankbedienung in LibreOffice Base
Eine Datenbank bedienen kann fast jeder, eine funktionstüchtige Datenbank erfordert aber mehr Wissen.
Formulare
Zur bequemen Eingabe von Daten werden in der Regel Formulare verwendet. Oftmals ist es wenig komfortabel, die Daten direkt in eine Tabelle einzugeben. Deshalb werden Formulare erstellt, die jedoch auf den Tabellen basieren. Bei der Erstellung eines Formulars kann entschieden werden, welche Datenfelder in dem Formular erscheinen sollen. Dadurch wird es möglich, aufgabenbezogene Formulare zu erstellen, zum Beispiel entweder für Datenbankadministratoren oder die Benutzer der jeweiligen Datenbank.
In Base ist es unerheblich, ob die Daten in einem Formular oder in der Tabelle selbst eingegeben oder verändert werden. In jedem Fall werden die Daten in der Tabelle gespeichert, dort aktualisiert und in dieser Form an alle Formulare weitergegeben.
Abfragen
Zum Sortieren und Filtern von Daten benutzt man Abfragen. Eine Abfrage basiert auf einer Tabelle oder einer anderen Abfrage. Das Ergebnis einer Abfrage wird als Dynaset bezeichnet. Ähnlich wie in Formularen könnt ihr auch in Dynasets Daten verändern, die sofort an die entsprechende Tabelle weitergegeben werden.
Standardmäßig erscheint das Ergebnis einer Abfrage als Tabelle. Komfortabler wird es, wenn ihr ein Formular erstellt, dem diese Abfrage zugrunde liegt. Dann steht euch auch bei der Bearbeitung der Daten der Komfort von Formularen zur Verfügung.
Dieser Artikel ist ein Auszug aus dem Buch „LibreOffice 7“ von Winfried Seimert. Alle Infos zum Buch, das Inhaltsverzeichnis und eine kostenlose Leseprobe findet ihr bei uns im Shop.