Serienbriefe kann man einfach mit Microsoft Word verschicken und umgeht damit auch das Risiko, damit im Spam-Ordner zu landen. Hier findet ihr die Anleitung.
Serienmails versenden
Ein Rundschreiben per Mail zu versenden, ist relativ einfach – solange es sich um denselben Text für alle handelt. Das schafft jedes Mailprogramm, auch Outlook, ohne Weiteres: Text mit Mailingliste als Adresse versehen, absenden, fertig. Sofern die Empfängerinnen und Empfänger nicht wissen sollen, wer außer ihnen sonst noch diese Rundmail erhalten hat, wird die Mailingliste ins Bcc-Feld eingetragen. Jedoch klassifizieren manche Mailprovider nur über das Bcc-Feld adressierte Mails als Spam, deshalb ist diese Methode mit Vorsicht zu genießen. Wenn die Mails unterschiedliche Daten enthalten sollen, und sei es nur die Anrede, bleibt nur die Serienbrieffunktion von Word.
Serienmail per Serienbrief-Funktion in Word
Wenn ihr SENDUNGEN|Serienmail starten: SERIENMAIL STARTEN|E-MAIL-NACHRICHTEN aufruft, verändert sich im Word-Fenster lediglich die Formatierung zur typischen Mail-Aufteilung; die Bearbeitung ist nicht anders als beim Serienbrief: Ihr
- stellt die Felder für die Variablen in eurem Text ein,
- führt Datenquelle und Text zusammen,
- gebt den Befehl zum Senden,
- fügt noch einen Betreff hinzu
- bestimmt die Datensatzauswahl (ALLE bedeutet hier alle in der Empfängerliste ausgewählten) und
- schickt mit OK ab.
Hinweise:
- Ihr erhaltet keine Meldung über den Vollzug; Outlook erledigt den Versand im Hintergrund. Ihr findet die versendeten Mails anschließend im Outlook-Ordner Gesendet.
- Da die Serienmail jede Mail einzeln verschickt, beachtet eventuelle Obergrenzen des Providers.
Empfängerkreis eines Serienbriefs bestimmen
Um einen Serienbrief nicht an alle in der Datenquelle verzeichneten Empfängerinnen und Empfänger zu verschicken, lässt sich ein Empfängerkreis durch Ankreuzen in der Empfängerliste selektieren. Diese mühselige Prozedur lässt sich vereinfachen, indem ihr bereits enthaltene, weitere Informationen nutzt oder die Liste um einige Spalten erweitert, in denen jedem Empfänger Eigenschaften oder Zirkel-Zugehörigkeiten zugewiesen werden.
Unterhalb der Empfängerliste findet ihr die Funktionen SORTIEREN und FILTERN, die den Dialog FILTERN UND SORTIEREN öffnen, in dem ihr vorgebt, welche Bedingungen welches Feld eines Datensatzes erfüllen muss, um in den Empfängerkreis aufgenommen zu werden.
Mit FILTERN erstellt Word Serienbriefe nur für jene Einträge in der Liste, die den festgelegten Kriterien entsprechen. Dies können mehrere Filterkriterien sein, die ihr mit dem Auswahlfeld ganz links logisch verknüpft. In DATENSÄTZE FILTERN lassen sich mehrere Bedingungen logisch miteinander verknüpfen. Das Beispiel in Abbildung oben bedeutet, dass die Empfängerinnen und Empfänger zum Kreis der Stammkunden gehören UND zusätzlich mindestens eine der beiden Bedingungen (Jahresumsatz größer als 10.000 ODER einen Rabattsatz von maximal 10 %) erfüllen müssen. Die Verknüpfung ODER gestattet, sowohl eine als auch beide Bedingungen zu erfüllen, um als WAHR zu gelten. Ein UND bedingt dagegen, dass beide Bedingungen erfüllt sein müssen. Trifft auch nur eine nicht zu, ist das Ergebnis FALSCH.
Eine weitere Möglichkeit, Datensätze auszuschließen, besteht mit den REGELN in der Gruppe Schreib- und Einfügefelder. Neben der oben schon erwähnten Wenn-Dann-Sonst-Funktion gibt es hier noch weitere Logik-Felder.
Dieser Artikel ist ein Auszug aus dem Buch „Microsoft Word im Homeoffice und mobil“ von G.O. Tuhls. Alle Infos zum Buch, das Inhaltsverzeichnis und eine kostenlose Leseprobe findet ihr bei uns im Shop.