Wie funktioniert Kostenmanagement in einem speziellen Projekt? Dafür wird zunächst der Kostenmanagementplan aufgestellt. Darin findet sich keine einzige Budgetzahl, kein Basisplan und kein Gesamtbetrag. Als Managementplan vereinbart der Kostenmanagementplan die Grundregeln, wie denn in diesem speziellen Projekt Kostenmanagement durchgeführt wird, wie die Finanzierung erfolgt, wie die Verantwortungen verteilt sind usw.
Inhalte können sein:
- Verantwortlichkeiten
- Gewählte Maßeinheiten
- Präzision und Genauigkeit
- Kontrollgrenzwerte
- Regeln der Leistungsmessung
- Berichtsformate
- usw.
Budget festlegen
Der Kostenbasisplan oder auch Kostenentwicklungsbasisplan ist ein Ergebnis des Prozesses »Budget festlegen«. Er enthält das genehmigte, auf der Zeitachse verteilte Gesamtbudget des Projekts.
Ein Wort zu den Eingangswerten für diesen Prozessschritt: Viele meinen, dass man – um das Budget festzulegen – nur die Kostenschätzungen benötigt. Dies ist aber nicht richtig, da der Kostenbasisplan nicht nur eine reine Kumulierung der geschätzten Kosten enthält. Im Kostenbasisplan finden sich auch Annahmen, wann die Kosten im Projekt anfallen werden, und es können sich Angaben finden, wann Zahlungsflüsse gegen das Budget laufen.
Dass bei der Budgetfestlegung auch die terminliche Komponente relevant ist, merkt ihr schon an dem Begriff »Vorgangskostenschätzung«, denn Vorgänge sind Komponenten der Terminplanung. Weitere für die Erstellung notwendige Informationen sind u.a.:
- Inhalts- und Umfangsbasisplan
- Projektterminplan
- Ressourcenkalender
- Verträge
Wann und wie der Basisplan geändert wird, wird im Kostenmanagementplan
festgelegt. Zum Thema »Budget festlegen« gehören aber noch weitere Überlegungen wie zum Beispiel: »Wie hängen Kostenbasisplan und Projektbudget zusammen?« Beide können identisch sein, das Projektbudget kann aber auch aus dem Kostenbasisplan zzgl. einer Managementreserve gebildet werden.
Beispiel Kostenmanagement
Die Abbildung zeigt einen Kostenbasisplan. Die Kosten (gestrichelte Linie) verlaufen typischerweise als S-Kurve. Gegen die Kosten werden Zahlungen aufgetragen. An zwei Stellen im Projekt finden sich geplante Unterdeckungen (graue Flächen). Für den Zeitraum y muss der Betrag x finanziert werden. Entweder aus Eigenmitteln der Organisation oder z.B. durch eine Fremdfinanzierung. Am Ende übertreffen die Zahlungen das geplante Budget, dieses Projekt wird einen positiven Deckungsbeitrag erwirtschaften. Das ist zumindest der Plan.
Dieser Artikel ist ein Auszug aus dem Buch „Das PMP-Examen“ von Thomas Wuttke und Peggy Gartner. Alle Infos zum Buch, das Inhaltsverzeichnis und eine kostenlose Leseprobe findet ihr bei uns im Shop.