Einen Großteil ihrer Zeit verbringen Projektmanager mit Kommunikation – z.B. bei Besprechungen mit Mitarbeitern, Verhandlungen mit Kunden, Steuerkreis und Linien, am Telefon oder im Gespräch mit Kollegen oder Teammitgliedern. Gutes Kommunikationsmanagement ist die Voraussetzung für den Aufbau von konstruktiven und vertrauensvollen Beziehungen, dem Informationsaustausch und für die Lösung von Problemen bzw. von Konflikten. Kommunikationsfähigkeiten wie die Kunst des Zuhörens sind dabei das A und O für eine erfolgreiche Kommunikation.
Der Mangel an Kommunikation bzw. eine schlechte oder auch ungenügende Kommunikation hingegen steht auf der Antwortliste auf die Frage nach Gründen für das Scheitern eines Projekts bzw. Probleme im Projekt sehr weit oben. Die Kenntnisse über geeignete Kommunikationstechniken sind für einen Projektmanager daher sehr wichtig.
Prozessübersicht Kommunikationsmanagement
Kommunikationsmanagement ist in drei Prozessen beschrieben, die folgendes beinhalten:
- Entwicklung einer Strategie, wie eine effektive Kommunikation erreicht wird und
- Umsetzung der Strategie, das heißt die tatsächliche Kommunikation
Und hier die Prozesse:
1. Kommunikationsmanagement planen – Der Prozess dient dazu, die Informations- und Kommunikationsbedürfnisse der Stakeholder zu ermitteln und zu planen, wie diese im Projekt erfüllt werden.
2. Kommunikation managen – Der Prozess wird durchgeführt, um zu erreichen, dass die Projektinformationen adäquat zusammengestellt, gespeichert und verteilt werden.
3. Kommunikation überwachen – Durch diesen Prozess soll überprüft werden, dass die Stakeholder tatsächlich die Informationen bekommen, die sie benötigen.
Die Rolle des Projektmanagers im Kommunikationsmanagement
Kommunikation ist nach PMI (aber auch in der Projektrealität) eine wichtige, wenn nicht die wichtigste Aufgabe des Projektleiters.
Für die Zertifizierung sollten Sie davon ausgehen, dass der Projektleiter verschiedene Kommunikationstechniken beherrscht und diese auch situationsgerecht anwenden kann (in der Praxis ist das leider nicht immer der Fall).
Stakeholder, mit denen der Projektleiter regelmäßig kommuniziert, sind u.a.
- Projektauftraggeber (Sponsor)
- Unternehmensführung
- Projektteam
- fachliche Führungskräfte (Abteilungsleiter etc.)
- Kunden
Die Kommunikation im Projekt ist oft mit der Organisation im Projekt verknüpft, da die Organisation große Auswirkung auf die Kommunikationswege und -methoden hat. Den höchsten Kommunikationsaufwand hat ein Projektmanager in einer (schwachen) Matrixorganisation, da er Anforderungen und Gegebenheiten sowohl der Linien- als auch der Fachorganisation berücksichtigen muss.
Dieser Artikel ist ein Auszug aus dem Buch „Das PMP-Examen“ von Peggy Gartner und Thomas Wuttke. Alle Infos zum Buch, das Inhaltsverzeichnis und eine kostenlose Leseprobe findet ihr bei uns im Shop.