Der einfache Buchungssatz besteht in der Buchführung aus zwei Konten.
Betrachten wir einen konkreten Geschäftsfall: Ein Unternehmen erwirbt am 2. Mai zwei Schreibtische im Wert von 400 € und bezahlt diesen Betrag per Banküberweisung.
Frage 1: Welche Konten werden benötigt?
Antwort: Schreibtische gehören zur Betriebs- und Geschäftsausstattung, abgekürzt als BGA und die Banküberweisung wird auf dem Bankkonto verbucht. (Hier ist das Bankkonto in der Buchhaltung gemeint und nicht das Girokonto.)
Frage 2: Um welche Art von Konten handelt es sich?
Antwort: Sowohl das Konto »Betriebs- und Geschäftsausstattung (BGA)« als auch das Konto »Bank« befinden sich auf der Aktivseite der Bilanz. Daher handelt es sich bei beiden Konten um Aktivkonten.
Frage 3: Welche Veränderungen finden statt?
Antwort: Das Unternehmen hat Schreibtische erworben, was bedeutet, dass der Bestand an Betriebs- und Geschäftsausstattung gestiegen ist. Das Konto »BGA« nimmt also im Wert von 400 € zu (Soll). Gleichzeitig hat das Unternehmen per Banküberweisung bezahlt, wodurch das Bankkonto um 400 € abnimmt. Das Konto »Bank« verringert sich (Haben).
Frage 4: Auf welcher Seite werden diese Veränderungen gebucht?
Antwort: Das Konto »Betriebs- und Geschäftsausstattung« (BGA) ist ein Aktivkonto. Aktivkonten nehmen im Soll zu. Daher wird der Betrag im Soll auf das Konto »BGA« gebucht. Das Konto »Bank« ist ebenfalls ein Aktivkonto und Aktivkonten nehmen im Haben ab. Daher wird der Betrag im Haben auf das Konto »Bank« gebucht.
Der Buchungssatz lautet somit: BGA an Bank 400 €
Anmerkung: Für die klare Veranschaulichung der Buchungssatz-Systematik wird die Umsatzsteuer vorerst nicht berücksichtigt.
Ein weiterer Geschäftsfall: Das Unternehmen nimmt am 16. Juni einen Kredit in Höhe von 5.000 € auf und dieser Betrag wird auf seinem Bankkonto gutgeschrieben.
Frage 1: Welche Konten werden benötigt?
Antwort: Die Aufnahme eines Kredites wird als Aufnahme von Fremdkapital bezeichnet und wird dem Konto »Darlehen« zugeordnet. Der Betrag wird dem Bankkonto gutgeschrieben. Daher wird das Konto »Bank« benötigt.
Frage 2: Um welche Art von Konten handelt es sich?
Antwort: Das Konto »Darlehen« befindet sich auf der Passivseite der Bilanz, wodurch es sich um ein Passivkonto handelt. Das Konto »Bank« ist auf der Aktivseite angesiedelt und ist somit ein Aktivkonto.
Frage 3: Welche Veränderungen finden statt?
Antwort: Das Unternehmen nimmt den Kredit auf, was zu einer Zunahme der Schulden führt. Das Konto »Darlehen« nimmt zu. Gleichzeitig wird der Betrag auf das Bankkonto überwiesen, wodurch das Bankkonto ebenfalls zunimmt.
Frage 4: Auf welcher Seite werden diese Veränderungen gebucht?
Antwort: Das Passivkonto »Darlehen« nimmt im Haben zu, während das Aktivkonto »Bank« im Soll zunimmt.
Der Buchungssatz lautet demnach: Bank an Darlehen 5.000 €.
Im Grundbuch (siehe Abschnitt 1.4) müssten die beiden Geschäftsfälle wie folgt eingetragen werden:
Die Belege werden nummeriert und dann im Grundbuch in der Spalte »Belegnummer« eingetragen, um schnell den passenden Beleg zum Buchungssaz wiederzufinden. Gemäß § 147 der Abgabenordnung (AO) müssen Belege generell mindestens zehn Jahre lang geordnet aufbewahrt werden. Die aktuell geltenden Aufbewahrungsfristen können beim Finanzamt oder Steuerbüro erfragt werden.
Diese Dokumentation und Ordnung sind entscheidend, um die Buchführung korrekt zu gestalten und im Falle von Prüfungen oder Nachfragen alle erforderlichen Informationen zur Verfügung zu haben.
Dieser Artikel ist ein Auszug aus dem Buch „Buchführung und Bilanzierung – einfach und fundiert“ von Anne Tomiuk. Alle Infos zum Buch, das Inhaltsverzeichnis und eine kostenlose Leseprobe findet ihr bei uns im Shop.